汎用台帳システムの必要性

 

経済活動で使われる代表的な台帳には、会計帳簿、賃金台帳、顧客台帳などがあります。会計帳簿は取引の詳細が記録され、賃金台帳は労働者の賃金額、顧客台帳には取引先や顧客の詳細情報が記録されます。また、特許や知的財産なども台帳で管理されています。台帳は、「一定のルールによって体系化されたデータベース」であり、現在のようなIT社会の土台を築く様々な情報を記録管理するものといえます。

特に自治体では住民情報や福祉など各種台帳の作成は基幹業務のひとつです。従来は業務システムで作成される基本的な台帳以外に住民サービスのために必要とされる各種台帳をエクセルやアクセスを使用して、職員が作成・管理していました。

しかしながら、個人情報を含む業務台帳をエクセルやアクセスで管理している場合、アクセス権限管理、操作ログ記録管理、データ更新の履歴管理など、情報セキュリティにおける機密性、完全性、可用性の要求に対応できないリスクが生じていました。

 

台帳管理における課題

■情報セキュリティ対策　　気密性・完全性・可用性の確保、情報漏えい対策

■EXCELレガシー　　　　  前任者が作成したEXCELシートを引き継いで利用、神EXCEL問題

　　　　　　　　　　　　　マクロ等による計算の正確性、バージョンによる違い

■紙台帳の電子化　　　　　制度変更、法改正等による項目の増減への対応

　　　　　　　　　　　　　検索・集計・利活用が困難、膨大な過去分の対応

　　　　　　　　　　　　　マイナンバー対応、原本性の確保

■属人化の解消　　　　　　作成方法、運用等ルールの整備、業務フローの統一

■台帳業務の整理統合　　　自治体合併や部署統合等への対応

■データの信頼性　　　　　更新履歴管理、ログ、アクセス権、バックアップ

■現場職員による改革　　　ヒトモノカネが不足している状況で現場職員自らが業務改革

 

汎用台帳システムの考え方は、様々な書式のある台帳と付帯情報を一元的にデジタル管理できるシステム基盤を構築し、気密性・完全性・可用性を担保した安全・安心の台帳管理を実現することが目的です。そのため、官民を問わず必要とされる台帳管理の仕組みとなり、日本における台帳をベースとした記録管理のあるべき姿をシステム化することが重要です。

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当協会は汎用台帳システムの普及啓発を目指した活動を続けてまいります。