汎用台帳システムの定義

 

官庁や自治体などの申請許認可業務では住民の申請書と添付文書を審査して、許認可証を発行し郵送しています。また、内部文書発行業務では多様な業務上の行政文書を発行し、住民に郵送しています。申請受付時に記帳される台帳や行政文書管理簿などが業務処理の要であり、また記録管理の基となる重要な業務で一般に台帳管理といわれています。

台帳管理とは、国や地方自治体で業務の所轄事項の基礎的な数値や事実を文書作成し、書類と帳簿に記帳記録して二つの要素で証拠証跡を証明する業務全般の事であり、台帳管理の全体最適化を図る基盤を汎用台帳システムといいます。

 

自治体業務では特に台帳を作成する業務が多く存在し、IT化の流れの中でPCを活用して各種台帳を作成し、業務の効率化を推進してきました。代表的なツールがEXCELなどに代表される表計算ソフトの活用です。表計算ソフトは、台帳作成の電子化に大きく貢献しましたが、従前の手書き台帳を表計算ソフトで清書したレベルのため、情報を活用する、情報を守る観点でみると、多くの課題を残していました。

 

PCの現場導入でACCESS台帳やEXCEL台帳による個別最適化効果

1.申請文書の電子帳簿の記帳記録の推進             (電子帳簿の処理効果)

2.PC導入による内部文書の電子処理の推進         (電子文書の処理効果)

3.手書き同様の台帳管理の推進                        (個別最適の処理効果)

 

表計算ソフトは、台帳作成などの自治体業務の電子化に貢献しましたが、今、自治体ではACCESS台帳やEXCEL台帳に起因する様々なトラブル発生の根本的な対策が求められています。

会計系や住民系など従来の定形化された業務は、いち早く台帳処理をシステム化することで対応してきました。一方で汎用的な台帳管理のシステム化には「ヒト・モノ・カネ」が必要なためシステム化が進まず、全国の自治体における共通の課題となっています。

 

台帳管理の課題

自治体の業務上で作成保存するレガシーな台帳数は、膨大な数が存在しています。

・過去分の台帳情報は、帳簿書類ともに紙媒体でバラバラに保存されています。

・ACCESS台帳やEXCEL台帳の電子台帳が増大し、情報漏えいなどのトラブルの元凶になっています。

・過去分の情報のミスを発見しても、住民から指摘されない限り修正が行えません。

・台帳管理は「ペーパーファースト」による非効率的な方法で業務処理が行われています。

 

台帳業務の効率化を図り、「デジタルファースト」への移行を目指すためには、様々な台帳を電子化し、情報セキュリティに対応した電磁記録による業務のシステム化を図る必要があります。そのためには、表計算ソフトから脱却し、情報セキュリティを確保した様々な台帳業務に対応できる汎用台帳システムを基盤として導入し、全庁レベルでの共有を目指す視点が重要です。

 

台帳情報共有のシステム基盤を利用して全体最適化

1.改ざんや漏えいを防止し正しい記帳記録の推進           (簿記の原則ルールに対応)

2.台帳情報共有によるセキュアな住民サービスの向上     (情報セキュリティに対応)

3.デジタルファーストによる電磁記録管理対策              (電磁記録管理基盤への対応)

 

台帳管理の全体最適化を推進する汎用台帳システム基盤

現在の自動車には様々なIT技術で安全対策が施されていますが、自動車の運転はより快適になってきています。台帳業務を処理する上でも、難しいIT技術の機能をやさしく利用できる機能として提供し、効率的利用を支援するのが汎用台帳システム基盤です。

コンピュータのハードは大容量、高速処理、低コストになりました。ソフトウェアもインターネット、LINUXやOSSのフリーな技術が利用でき、ICTの環境は日々進化し続けていますが、業務の要となる台帳は一定のルールのもと、長期間の記録管理が必須のデータベースといえます。このため、OSやベンダに影響されない長期運用を担保した記録管理システムとしての性能も要求されます。

当協会では、汎用台帳システムに最も適した製品として、株式会社ジムコが100%自社開発した「知財創庫」による汎用台帳システムを推奨します。株式会社ジムコの「知財創庫」は、簿記の原則、情報セキュリティ、電磁記録管理の機能をシステム基盤化した汎用台帳システムです。ユーザが利用しやすい簡便な方法や利用シーンを拡大して、30年以上にわたり継続的に提供し、実績を積み重ねている純国産のシステム商品です。

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