業務の適正を確保するための体制の整備に関する決議

 

令和1年10月10日

一般社団法人 汎用台帳システム協会

​理事長 内田幸一

 

1.理事の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制、並びに損失の危険の管理に

  関する規程その他の体制

 

(1)当法人の理事は、当法人の経営理念(定款目的)を常に意識し、その遵守に努めます。​

(2)当法人は、「個人情報保護ポリシー」(以下「コンプライアンス等規程」という)に基づき、当法人

   の内部体制の整備等を行い、法令・定款遵守の実効性の確保を図ります。

  ①組織体制

   当法人の代表理事は、「コンプライアンス等規程」等に基づき、当法人の業務を統括・推進します。

  ②教育・研修

   当法人は、定期的な法人内研修、適宜の内部説明会の開催等により、当法人の当該プログラムへの

   周知と、その理解を促進する活動を行います。

  ③財務報告の信頼性

   当法人は、当法人の業務が健全に行われるよう十分に配慮しつつ、財務報告の信頼性を確保する

   ための内部統制の構築に努めます。

  ④監事監査

   当法人の監事が、会計及び業務に係る定期監査並びに臨時監査を行い、当該法人の業務全般が法令、

   定款及び社内規程に照らして適正かつ有効に行われていることを確認します。

 

2.理事の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

 

   当法人の理事の職務の執行に係る情報については、その保存媒体に応じて適切かつ確実に検索性の

   状態で保存・管理し、所定期間、閲覧可能な状態を維持することとします。

 

3.理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

 

   理事は、効率経営の確保に向けて、業務の合理化・迅速化等を継続検討します。

 

4.監事がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項、

  監事の職務を補助する使用人の理事からの独立性及び当該使用人に対する指示の実効性に関する事項

 

   当法人の監事は、監査役スタッフを任命する場合、監事スタッフは、監事の職務の補助、及びこれに

   付随する事務を行います。なお、これら業務については、原則として、その指揮命令権は監事に属し、

   理事は監事スタッフに対する指揮命令権を有しないものとします。また、監事スタッフの人事考課、

   人事異動及び懲戒等については、監事の意見を徴するものとします。

 

5.当法人の理事が、当法人の監事に報告を行うための体制

 

   当法人の理事が、当法人の監事に報告を行うための体制について、以下の通り整備・実施します。

(1)当法人の理事は、以下に定める事項について適宜報告を行います。

  ①業務又は財務に重大な影響を及ぼすおそれのある事実を知った場合

  ②理事の職務遂行に関して不正行為、法令・定款・内部規則に違反する事実を知った場合又は社会

   通念に反する行為が発生する可能性若しくは発生した場合で、当該事実又は行為が重大である場合

  ③その他緊急・非常事態を知った場合

(2)当法人の理事は、当法人の監事に対し、以下に定める事項について定期的又は必要に応じて報告を

   行います。

  ①会計資料

  ②業務報告

  ③重要な訴訟事案

  ④重要な会計方針・会計基準及びその変更

  ⑤重要開示書類の内容

  ⑥その他重要な事項等

(3)当法人の理事は、当法人の監事からその職務の執行に関する報告を求められた場合、速やかに当該

   事項を報告します。

(4)当法人の理事が、上記(1)(2)(3)に該当する報告を当法人の監事に対して行ったことを理由として、

   不利益な取扱いを受けることがないことを内部規程等に定めます。

(5)監事の職務全般にかかる費用は当法人が負担するものとします。

 以上

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